СИБУР внедрил корпоративную информационную систему (ECM, Enterprise Content Management) для автоматизации документооборота и управления хранением документации.
В рамках проекта был проведен анализ бизнес-процессов документооборота на нескольких площадках, включая корпоративный центр. Выявленные бизнес-процессы были унифицированы с использованием лучших практик и тиражированы на другие предприятия группы. В результате реализации проекта была создана централизованная ECM-система, интегрированная с основными корпоративными информационными системами группы. В основе внедренного решения лежит программный продукт компании КРОК.
Внедрение системы для автоматизации документооборота направлено на повышение эффективности бизнес-процессов в компании. В результате реализации проекта удалось оптимизировать процесс делопроизводства, ускорить документооборот, а также усилить контроль за исполнением поручений и договорных обязательств в рамках группы. На данный момент к системе подключен корпоративный центр и 14 предприятий группы, среди пользователей на сегодняшний день — 3 500 сотрудников. Ежемесячно в системе регистрируется более 40 000 документов. В настоящее время осуществляется масштабирование внедренного решения на все предприятия группы.
Централизованная ЕСМ-система позволяет осуществлять организационно-распорядительный и договорной документооборот и управлять хранилищем первичной финансовой, юридической и инвестиционной документации всей группы.
Проект позволил снизить трудозатраты при работе с документами почти на 10% по предприятиям, уже подключенным к системе. Кроме того, обеспечен оперативный доступ сотрудников и менеджмента компании ко всем типам документации. Время реакции на запросы по подбору документов сокращено на 20%. Единая система также позволила централизовать работу с документами из одного центра для географически удаленных предприятий, что в свою очередь позволило повысить эффективность управления линейными сотрудниками, — отметила директор по общекорпоративным сервисам и органам управления СИБУРа Марина Медведева.